「整理が苦手教員」がEVERNOTEを使ったら結構解決した話
はじめに
私が学校で EVERNOTEとSCANNABLEを使い始めて2年ほど経ちました。
今の職場でもそうなのですが、文書・連絡の扱いが紙ベース(というか古い)学校という現場において、「整理整頓が超絶苦手教員」の私は大変辛い思いをしていました。
そこで、EVERNOTEを自分の業務に取り入れてみたらかなり業務の効率が改善しました。今日はそんな話。
1.EVERNOTEの概要
言わずと知れた、クラウドにノートを保存しておけるやつ。
ノートに保存できるコンテンツの種類が幅広いのがありがたい。
紙をスキャンしてPDF化しておける。最初スキャンしたときは精度高くでびっくりした。
2.整理が苦手な教員はこうなる
さて、学校という職場は扱う紙の種類(枚数)がめちゃくちゃ多い。そしてそれが雑に扱われるので、私のような整理苦手勢には辛い。
たとえば、ある日の1日、私の机に置かれた(個人のレターボックスに入れられる)紙の種類。
保護者宛文書のコピー1枚(担任参照用。とりあえずもっておけば良いが、使うことはほとんどない)
発行前の学年だより1枚(誤字脱字等をチェックして学年主任に渡す)
教員用行事後反省アンケート1枚(記入して担当のせんせいにわたす)
勤務に関わる書類2枚ホチキス留め(1枚は記入して管理職に報告。もう1枚は自分で保管。内容はすぐ参照できるようにしておく)
同じ学年の若手先生の研究授業の指導案6枚ホチキス留め(授業前に目を通しておき、当日の授業の時間に持っていく)
いつもではないですがこんな感じ。夕方、教室から職員室に戻ってくると、机上にはなんらかのプリントが置かれていることがほとんどです。
整理が得意な人なら、(あるいは学校業務に慣れた人なら)捨てるものととっておくもの(すぐ取り出せるようにしておく)こともできるのかもしれないが、わたしは昔からどうにも苦手で、「書類をどこにしまったのかわからなくなる」(捨ててはいないことだけは自分でもわかるが、すぐに取り出せない)ことがEVERNOTEを使うまでは非常に多くあり、これが業務の効率をさげていたような気がします。
私が現在勤めているような職員80名越えの学校なんかだと、要録の処理の仕方や、日直のやり方など、の連絡などはほとんどプリントを配布することで済まされることがほとんどなのです。
配布されてしばらくした頃に、その内容が必要になっても、探せなくて困る、みたいなこともありがちでした。
3.学校でのEVERNOTE
そこで私はSCANNABLE で配布プリントをスキャンしてその場で捨てるということをやりはじめました。文書をスキャンして精製したファイル名は後からキーワードで検索がしやすいものにしておきます。これによってとっておく必要がなくなります。よって手元に残るのは、何らかの提出が必要なもの(紙のままおいておくべきもの)だけになります。(子供の個人情報などの書類は、決まった場所が学校にあるはずです)
電子化(EVERNOTE)のメリット
机上がきれいになる。
文書をとりあえず所持しておく、ということをしなくてよくなり机上がきれいになった。以前はフラットファイルに綴じるようにしていたが、年度末にはフラットファイルが3~4冊になってしまうし、シュレッダー年度末にしなくてもすみ手間が分散された。
一度配布された文書を探すのが圧倒的に楽に。
「前に配った資料に書いたから確認しといて」みたいなことを言われた時にキーワードを入れることですぐに端末で参照できるので、紙の山から探す、みたいなことがなくなった。
指導案とかも入れておけば、授業の当日もタブレット1つもっていけば済むし、授業を見ながら、昨年度やその前の指導案なども引っ張ってきて、その場で比較、みたいなこともできて学びにおいても効果的になった。
職員室以外でも見られる
クラウドに保管されているため自分の机にいかなくてもすぐに参照できる。子どもがもってきた連絡帳にに「昨日配布されたプリントなんですけど」なんて質問があったときもその場で確認ができます。個人用のタブレットなどがあると捗ると思います。(スマホでも見られますが、小学校でスマホを先生が出しているのを快く思わない児童や保護者多いので・・・)
デメリット
スキャンが手間
一枚一枚やらなきゃなので手間は手間です。スキャン→検索しやすいようにファイル名付け、保存1枚30秒くらいはかかるかな?このファイル名づけが地味に面倒ですが、のちの検索のことを考えるとサボれないところです。
あと、シャッター音がなるので職員室ではしづらいです。私は放課後、誰もいない教室で1日の終わりに一気にやっちゃうことが多いです。
EVERNOTEの動作が遅い。
これはある程度しょうがないと思うんですが、EVERNOTEの検索ってやや遅い気がするんですよね。
すぐ出したい時の「すぐ」が紙で保管している「整理の上手な先生」に負けていることもあります。でも結果的には検索ができているので私としてはいいんですけど、隣の先生に「所詮機械なんて・・・」って言われることもあります。いいんです。自分に合っている方法を使っているだけなので。
ページ数が多い資料は大変。スキャナー欲しい。
エプソン スキャナー DS-570W (シートフィード/A4両面/Wi-Fi対応)
- 出版社/メーカー: エプソン
- 発売日: 2016/07/28
- メディア: Personal Computers
- この商品を含むブログを見る
ページ数の多いものは学校のスキャナーでやっちゃいます。共有のものなのと、枚数が少ないとSCANNNABLEの方が早いのでたまに。
重要書類はできない。
さすがに個人情報や重要書類に関しては使うのを控えています。
本来はデータ配布してほしい。
ここまで読んで「ん?」って思う人もいるかもなんですが、私がやっていること、実は2度手間な場合、とても多くあります。書類のデータをPDFでもなんでも、職員の端末に送ってもらえればすむ話なんですこれ。私が今やっていることって
①作成者がPCで作成→ ②作成者が紙に印刷して配布 →③私が紙をスキャンしてデータに直す→ ④私が端末で見る
ということなので②③いらないやん、ってことなんですよね。
でも、学校や役所ってそういうところで、まだまだ変わりそうもありません。市の教育委員会からの通知もすべていまだにFAX(!)で来ますからね。それをコピーして我々に配られると。
一度、雑談してる中で、書類とかも電子化してほしいですよね~、って言ったことがあるんですが、「紙に刷られないと見ない」って言われたことがあります。いや、仕事なのでそうなったらちゃんと見ると思うんですけどね。紙じゃないとダメな人は自分で印刷すればいいじゃないですか。作成者が印刷する手間もなくなるし、資源的にもいいと思うんですけど。それとも紙で配布って当たり前?民間の会社さんではどんな感じなんでしょうか。
まとめ
こういうのって組織一気にやると効率性ってグッと上がると思うんですけど、まぁそんなこといってもしょうがないので個人でできる効率化、チマチマと進めています。私的にはEVERNOTEが私の業務の効率化に寄与している部分は大きいですね。
書類の電子化以外でもEVERNOTE結構業務に使える部分多いですし、他のアプリ、個人的に使っています。
便利な世の中なのに、先生方、もっと使えばいいのにな〜。と思う今日この頃でした。